장기요양기관을 운영하는 재가센터장과 사회복지사가 반드시 준수해야 하는 핵심 실무 중 하나는 바로 급여 관련 서류의 정확한 작성과 보존입니다. 노인장기요양보험법 시행규칙 제27조제4항에 따르면, 장기요양기관은 장기요양급여가 종료된 날로부터 5년간 관련 서류를 보존해야 합니다.
특히 급여제공기록지 등 급여비용 산정에 필요한 증명서류를 제대로 보존하지 않거나 거짓으로 작성하는 경우 법률상 불이익을 받을 수 있으므로, 보존 대상 5종 서류와 전산 관리 절차를 명확히 숙지하는 것이 중요합니다.
장기요양기관 의무 보존 서류 5종
노인장기요양보험법 시행규칙 제27조제4항에서 규정하는 5가지 필수 보존 대상 서류는 다음과 같습니다. 급여제공기록지는 시행규칙 제18조에 명시된 별지 제12호부터 제16호 및 제16호의2 서식을 적용합니다.
| 구분 | 보존 대상 서류 명칭 | 비고 및 실무 참고사항 |
|---|---|---|
| 1호 | 급여계약 서류 | 장기요양급여 제공계약서 등 |
| 2호 | 급여비용 청구서 및 청구명세서 | 공단 청구 관련 증빙 자료 |
| 3호 | 급여제공기록지 등 급여비용 산정 서류 | 별지 제12호~제16호, 제16호의2 서식 및 제반 증명서류 |
| 4호 | 방문간호지시서 | 방문간호 급여 제공 시 필수 보존 |
| 5호 | 급여비용 명세서 부본 | 본인부담금수납대장으로 갈음 가능 |
- 보존 기한: 장기요양급여가 종료된 날로부터 5년간 (노인장기요양보험법 시행규칙 제27조제4항)
노인장기요양보험법 제35조제4항에 따라 기록 및 관리 의무와 더불어 거짓 작성이 엄격히 금지되므로, 현장 제공인력의 정확한 기록 작성이 필수적입니다.
재가급여전자관리시스템(RFID) 전송 시 실무 이점
수급자 또는 보호자에게 급여제공기록지를 교부하는 주기는 원칙적으로 주 1회 이상입니다. 하지만 현장에서 매주 서면으로 교부하고 확인받는 절차는 과도한 행정 부담을 초래합니다.
보건복지부 고시(장기요양급여 제공기준 및 급여비용 산정방법 등에 관한 고시) 제7조제2항제1호에 따르면, 재가급여전자관리시스템(태그/앱 등)을 통해 급여제공기록을 공단으로 전송한 경우 수급자 및 보호자에 대한 급여제공기록지 제공주기가 주 1회 이상에서 월 1회 이상으로 완화됩니다.
이러한 전자적 관리를 적극 활용하면 행정 업무 효율성을 크게 높일 수 있으며, 서류 누락 위험을 예방할 수 있습니다.
폐업·휴업 및 지정 미갱신 시 공단 이관 의무
기관 운영을 중단하게 되더라도 급여 관련 자료의 보존 의무가 사라지는 것은 아닙니다.
노인장기요양보험법 시행규칙 제28조의2에 따라, 장기요양기관이 폐업·휴업하거나 지정 갱신을 받지 못한 경우에는 법정 보존기간(5년)이 남은 자료를 국민건강보험공단에 지체 없이 이관해야 합니다. 기관 보관용 문서 및 전자 기록의 이관 절차에 대해서는 관할 지자체 및 공단 지사의 공식 안내를 확인해야 합니다.
(참고: 2025년 12월 30일 시행된 법률 제21257호에 따라 법인의 무한책임사원 및 과점주주에 대한 부당이득 징수 제2차 납부의무가 신설되는 등 법적 책임 기준이 지속적으로 강화되고 있습니다.)
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 급여제공기록지는 언제부터 5년간 보존해야 하나요?
노인장기요양보험법 시행규칙 제27조제4항에 따라 수급자의 장기요양급여가 종료된 날로부터 5년간 보존해야 합니다.
Q2. 급여비용 명세서 부본 대신 사용할 수 있는 서류가 있나요?
네, 시행규칙 제27조제4항에 따라 급여비용 명세서 부본은 본인부담금수납대장으로 갈음하여 보존할 수 있습니다.
Q3. 재가급여전자관리시스템을 이용하면 수급자 제공주기가 어떻게 변하나요?
장기요양급여 제공기준 고시 제7조제2항제1호에 따라 급여제공기록지를 전자관리시스템으로 전송한 경우, 수급자 및 보호자 제공주기가 주 1회 이상에서 월 1회 이상으로 완화됩니다.
Q4. 기관이 폐업하거나 지정을 갱신하지 못하면 보존 서류는 어떻게 처리해야 하나요?
노인장기요양보험법 시행규칙 제28조의2에 따라 보존기간이 남아 있는 관련 자료를 국민건강보험공단으로 이관해야 합니다.
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출처 · 참고자료
- 노인장기요양보험법 제35조제4항 — 국가법령정보센터: https://www.law.go.kr/법령/노인장기요양보험법
- 노인장기요양보험법 시행규칙 제18조·제27조제4항·제28조의2 — 국가법령정보센터: https://www.law.go.kr/법령/노인장기요양보험법시행규칙
- 「장기요양급여 제공기준 및 급여비용 산정방법 등에 관한 고시」 제7조제2항제1호 — 국가법령정보센터 행정규칙: https://www.law.go.kr/행정규칙/장기요양급여제공기준및급여비용산정방법등에관한고시
자주 묻는 질문
노인장기요양보험법 시행규칙 제27조제4항에 따라 장기요양급여가 종료된 날로부터 5년간 보존해야 합니다.
네, 급여비용 명세서 부본은 본인부담금수납대장으로 갈음하여 보존할 수 있습니다.
장기요양급여 제공기준 고시 제7조제2항제1호에 따라 급여제공기록지를 전자관리시스템으로 전송한 경우, 수급자 및 보호자 제공주기가 주 1회 이상에서 월 1회 이상으로 완화됩니다.
노인장기요양보험법 시행규칙 제28조의2에 따라 보존기간이 남은 관련 자료를 국민건강보험공단에 이관해야 합니다.